Onboarding Express: Tus primeros 5 minutos
Configuración esencial para empezar a operar hoy mismo.
1. Configura la marca y datos de cobro de tu Gym
Ingresa a Configuración del Gym para subir tu logo, elegir tus colores, seleccionar tu moneda de cobro (USD, MXN, COP, etc.) y registrar tus cuentas bancarias. En Venezuela puedes activar el doble precio en Bs: verás tus precios en USD y su equivalente a la tasa BCV del día para cobrar el monto exacto por Pago Móvil, POS o transferencia.
Tip: Subir un logo nítido hace que las tarjetas físicas PDF y los carnets de tus alumnos luzcan 100% profesionales.
2. Crea tus Planes de Membresía y Beneficios
Ve al módulo de Planes y crea las opciones que ofreces (Mensual, Trimestral, Anual). Puedes redactar y ordenar todos los beneficios incluidos (ej: Acceso a pesas, Clases ilimitadas, Casillero).
Tip: No hay límites de planes. Puedes desactivar un plan antiguo cuando ya no desees comercializarlo.
3. Registra a tus Miembros o Alumnos
En el módulo de Miembros, agrega a tus atletas con su nombre, número de WhatsApp y asígnales su plan. Puedes tomarles su foto de perfil con la cámara del celular en mostrador.
Tip: La foto de perfil es la clave para la verificación visual anti-fraude en el escáner.
4. Abre el Escáner QR en Recepción
Abre el Escáner desde cualquier teléfono, tablet o laptop en recepción. Dale permisos a la cámara y ya estás listo para registrar entradas a la velocidad de la luz (<50ms).
Tip: Si se corta el internet, no te preocupes: el escáner sigue funcionando 100% offline.
5. Elige tu Disciplina o Deporte Especializado
Selecciona el enfoque de tu centro (Gimnasio Tradicional, CrossFit, Artes Marciales, Yoga o 'Otra Disciplina'). Si tu deporte no está en la lista, escribe su nombre (ej. Pádel, Calistenia, Natación) para personalizar tu centro.
Tip: Puedes configurar disciplinas híbridas y adaptarlas según crezca tu centro deportivo.
Guía Operativa para el Dueño del Gimnasio
Herramientas para mantener el control financiero, la rentabilidad y el equipo.
Generación y Descarga de Balances Contables en PDF
En la sección de Reportes, selecciona el rango de fechas (Este Mes, Mes Pasado, Todo el Año) y haz clic en 'Descargar Balance PDF'. El sistema calcula tus Ingresos − Gastos = Utilidad Neta y margen %.
Tip: El documento sale en formato oficial A4 membretado listo para entregar a tu contador o socios.
Registro y Control de Gastos del Negocio
Registra cada salida de dinero en Egresos especificando la categoría (Alquiler, Nómina de entrenadores, Luz/Agua, Mantenimiento de máquinas, Insumos de limpieza).
Tip: Mantener los gastos al día te permite conocer tu verdadero margen de ganancia en tiempo real.
Gestión de Staff y Permisos Granulares
Invita a tus recepcionistas y entrenadores desde Configuración de Staff. Puedes asignar roles y limitar permisos para que solo puedan escanear o cobrar, sin ver tus balances de ganancias.
Tip: Cada empleado tiene su propio usuario seguro, protegiendo las credenciales maestras del dueño.
Reactivación de Miembros Ausentes por WhatsApp
En la sección 'Miembros en Riesgo', el sistema detecta a quienes llevan más de 10 días sin asistir o tienen su plan por vencer. Con 1 clic abres WhatsApp con un mensaje pre-redactado.
Tip: Contactar a un alumno a los 10 días de inasistencia reduce el abandono en más de un 60%.
Activar el Plan Pro y pagar (Bs a tasa BCV o USDT)
Desde Más > Facturación (/billing/saas), solicita el Plan Pro ($29/mes) eligiendo Pago Móvil cotizado al BCV o USDT (Binance). Reporta tu referencia con captura del comprobante privado y tu gimnasio se activa de inmediato tras la revisión.
Tip: La tasa en Bolívares queda congelada hasta las 23:59 del día de la cotización con referencia única ACO-XXXXXX.
Límites del Plan Free: 30 Miembros Registrados
El Plan Free te permite operar sin costo con hasta 30 miembros. Al intentar registrar el miembro 31, el sistema aplica un bloqueo suave para invitar a mejorar a Pro. Tus 30 miembros actuales siguen asistiendo y pagando normalmente sin interrupción.
Tip: Los miembros nunca se borran ni se ocultan al llegar al límite; puedes exportar tus datos a CSV cuando lo desees.
Asientos de Colaboradores y Modo Solo Lectura
En el Plan Free solo opera el Dueño; en el Plan Pro cuentas con el Dueño + 3 colaboradores (recepcionistas o entrenadores). Los colaboradores excedentes pasan automáticamente a modo solo lectura sin acceso a cobros ni finanzas.
Tip: Al reactivar el Plan Pro, todos tus colaboradores recuperan sus permisos operativos de inmediato.
👥 Matriz de Roles y Permisos del Sistema
Control granular según el estándar de la industria fitness: delimita accesos operativos y protege tus balances financieros.
| Módulo / Capacidad Operativa | 👑 Dueño (owner) | 👔 Encargado (manager) | 🧑💼 Recepción (staff) | 🏋️ Entrenador (trainer) |
|---|---|---|---|---|
Escaneo QR y Control de Acceso Validación de entrada, semáforo de membresía y modo anti-caídas offline. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ✅ Incluido |
Registro y Cobro de Membresías Registrar pagos manuales, validar comprobantes bancarios y entregar recibos. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ❌ Bloqueado |
Apertura y Cierre de Caja Diaria Declarar fondo inicial en gaveta y ejecutar el arqueo ciego al final del turno. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado |
Registro de Gastos Menores de Caja Registrar salidas de efectivo menores para insumos o emergencias de recepción. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado |
Auditoría de Sobrantes y Faltantes Ver el saldo teórico esperado y reporte de descuadre de caja al cierre. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado |
Cuadre y Conciliación de Pagos Digitales Verificar transferencias bancarias, conciliar tarjetas/POS y gestionar disputas. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado |
Anulación e Historial de Conciliaciones Anular conciliaciones de pagos registradas e inspeccionar el historial completo de auditoría. | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado |
Directorio y Registro de Miembros Dar de alta nuevos alumnos, ver fichas de contacto y contactos de emergencia. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable |
Edición Avanzada y Eliminación de Miembros Modificar datos sensibles, resetear carnets o eliminar registros del sistema. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado |
Vitrina y Entrega de Pedidos Mostrador Gestionar pedidos de suplementos e indumentaria recibidos por WhatsApp. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ❌ Bloqueado |
Pizarra WOD y Programación de Clases Publicar el entrenamiento del día, rutinas y ejercicios para los atletas. | ✅ Incluido | ✅ Incluido | ❌ Bloqueado | ✅ Incluido |
Balances Financieros y Utilidades PDF Acceso a ingresos totales, gastos operativos, margen neto y exportación contable. | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado |
Gestión de Equipo y Asignación de Roles Crear invitaciones seguras para colaboradores y modificar permisos granulares. | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado |
Configuración del Gimnasio y Planes Modificar nombre, logo, moneda de cobro y crear planes de membresía. | ✅ Incluido | ⚙️ Configurable | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado |
Suscripción SaaS y Facturación ACO Kontrol Administración del plan del gimnasio (Free / Pro / Business) y upgrades. | ✅ Incluido | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado | ❌ Bloqueado |
Guía de Mostrador y Recepción Rápida
Todo lo que el encargado necesita para operar la entrada y cobrar en segundos.
Operación del Escáner y Verificación Anti-Fraude
El alumno muestra su código QR en pantalla o tarjeta física. Al escanearlo, la pantalla emite un sonido y proyecta la foto real del alumno junto a su semáforo (Verde = Activo, Amarillo = Vence pronto, Rojo = Vencido).
Tip: Si la membresía está vencida, el semáforo rojo te avisa de inmediato para cobrar en el momento.
Qué hacer si se corta el Internet (Modo Offline)
El escáner valida contra la base de datos local (IndexedDB) y encola los accesos. Verás un contador amarillo arriba indicando los registros guardados localmente. Al volver la señal, la sincronización es 100% automática y verás el aviso verde '✅ Sincronizado'.
Recomendación: Instala la app en tu pantalla de inicio (PWA) para máxima protección del almacenamiento local ante limpiezas de memoria del dispositivo. Nunca uses 'Borrar datos' mientras tengas registros pendientes.
Búsqueda Manual si el Alumno Olvidó su Celular
Si un miembro no trae su QR o se quedó sin batería, escribe las primeras letras de su nombre en el buscador de recepción y presiona 'Registrar Acceso'. Toma menos de 2 segundos.
Tip: Puedes buscar tanto por nombre completo como por número de teléfono.
Aprobación de Transferencias y Comprobantes de Pago
En la pestaña de Cobros, revisa la bandeja de comprobantes subidos por los alumnos. Abre la captura en pantalla grande, verifica el monto/referencia y haz clic en 'Aprobar' para renovar el plan.
Tip: Al aprobar el comprobante, el alumno recibe una alerta y su carnet pasa a verde al instante.
Caja Diaria y Ventas de Mostrador
Controla el efectivo físico de recepción: turnos con arqueo ciego anti-fraude y ventas de mostrador desde el catálogo.
1. Abrir Turno de Caja Diaria
En Cobros → Caja Diaria, pulsa 'Abrir Caja del Día' e ingresa el monto base del cajón. El turno queda abierto para registrar ingresos en efectivo y gastos menores.
Tip: Solo puede haber un turno abierto a la vez; el sistema bloquea aperturas duplicadas en múltiples dispositivos.
2. Registrar Gastos Menores y Ver Desglose
Durante el turno, usa 'Registrar Gasto' para asentar salidas de efectivo menores con concepto. Haz clic en la tarjeta '- Gastos Menores' para expandir y auditar cada salida con su hora, concepto y monto. El gasto se descuenta automáticamente del efectivo esperado en el arqueo.
Tip: Pulsa 'Ver desglose' para auditar cada salida de dinero en tiempo real o durante el cierre.
3. Venta de Mostrador
En 'Registrar Cobro' elige 'Venta de Mostrador', selecciona un producto del catálogo (o monto libre con concepto), vincula al socio si aplica y elige el método: efectivo, transferencia, tarjeta, MercadoPago, Oxxo u otro.
Tip: Las ventas en efectivo se suman automáticamente al turno abierto (ventas de mostrador).
4. Arqueo Ciego y Cierre de Turno
Al cerrar, cuenta físicamente el dinero del cajón e ingresa el total SIN ver lo que el sistema calculó. Compara: Verde (exacto), Amarillo (sobrante) o Rojo (faltante) y notifica al dueño por WhatsApp.
Tip: El arqueo ciego evita que el staff ajuste el conteo para ocultar faltantes.
5. Asignación de Turno y Aceptación de Fondo Base
El dueño o encargado puede abrir la caja asignándola a una recepcionista específica. Al ingresar a la app, la encargada verá un banner destacado de aceptación de custodia: [ ✅ Aceptar y Comenzar Turno ]. El turno no inicia contablemente hasta que es aceptado, registrando fecha y hora atómica.
Tip: Los turnos pendientes de aceptación pueden ser anulados o reasignados por el dueño antes de operar.
6. Cierre Forzado de Emergencia por Gerente
Si una recepcionista olvida cerrar su turno y se va a su casa, el dueño o gerente puede usar [ 🚨 Cierre de Emergencia ] para auditar el efectivo, cuadrar el punto de venta (POS) y registrar un motivo obligatorio (3 a 500 caracteres). Esto libera la caja de inmediato para la siguiente encargada.
Tip: El sistema congela los saldos teóricos al momento del cierre forzado garantizando auditoría total.
7. Aislamiento y Bloqueo Operativo por Turno
Si una recepcionista no tiene turno activo o este no ha sido aceptado, el sistema bloquea todos los cobros, ventas y egresos, ocultando los montos de caja ajenos y mostrando el nombre de la persona en custodia.
Tip: Protege la confidencialidad financiera y evita cruces de caja entre encargadas de mañana y tarde.
Copiloto de Inteligencia Artificial
Herramientas prácticas para programar entrenamientos, diagnosticar finanzas y cobrar por WhatsApp.
Generador de Rutinas y WODs por Disciplina
En la Pizarra (/board), haz clic en '✨ Generar con IA', selecciona tu disciplina (CrossFit, Funcional, Artes Marciales, Yoga, Fuerza), duración y equipamiento. La IA redactará el calentamiento, trabajo principal y adaptaciones Rx/Scaled.
Tip: Ahorra hasta 5 horas a la semana programando las rutinas de tu box o centro de entrenamiento.
Diagnóstico Ejecutivo y Financiero Inteligente
En Reportes (/reports), pulsa '✨ Diagnóstico IA'. El sistema analiza ingresos, egresos, aforo y morosos para entregarte un informe narrativo con puntos fuertes y acciones recomendadas.
Tip: No necesitas ser contador; la IA te traduce los números a lenguaje claro y directo.
Cobros Empáticos por WhatsApp
Desde la lista de morosos, el sistema sugiere mensajes de WhatsApp adaptados al estado de cada alumno para recordar la mensualidad sin sonar agresivo.
Tip: Un recordatorio cordial en el momento justo aumenta la tasa de renovación en +18%.
Asistente Operativo 24/7 en la App
Usa el botón flotante de chat para consultar al instante cualquier duda sobre configuración, escaneo offline o reportes basándose en el manual oficial.
Tip: Respuestas instantáneas en menos de 1 segundo para ti y tu staff.
Guía para el Atleta y Miembro del Gym
Cómo aprovechar tu pase digital, registrar tus marcas y seguir tu progreso.
Guardar el Pase Digital en la Pantalla de Inicio
Abre el enlace que te envió tu gimnasio en el navegador de tu móvil. Toca 'Instalar Aplicación' (Android) o 'Compartir ⎋ -> Añadir a pantalla de inicio' (iPhone) para tener el icono directo.
Tip: Tu código QR de acceso carga al instante sin necesidad de buscar el enlace en WhatsApp.
Cómo Reportar un Pago por Transferencia
Dentro de tu carnet, toca el botón '💳 Reportar Pago', selecciona la fecha, escribe la referencia y adjunta una foto o captura de tu comprobante. Tu gimnasio lo validará de inmediato.
Tip: Puedes ver el estado de tu pago ('En Revisión' o 'Aprobado') en tu historial.
Rachas y Meta Semanal de Entrenamiento
Cada vez que entras al gimnasio, tu racha de días consecutivos 🔥 aumenta. Puedes fijarte una meta de 3, 4 o 5 visitas semanales y tocar 'Compartir' para publicarla en tus historias de Instagram.
Tip: Puedes personalizar el emoji de tu racha con 💪, 🔥, ⚡ o 🏆.
Bitácora de Entrenamientos y Récords Personales (PRs)
Registra los pesos levantados y repeticiones en tus ejercicios favoritos. Cuando superes tu mejor marca histórica, la app te avisará con confeti y guardará tu nuevo PR.
Tip: También puedes registrar tus medidas corporales y peso para ver tu evolución en gráficas.
Preguntas Frecuentes y Solución de Problemas
Recursos y Soluciones Especializadas para tu Negocio
Explora guías y módulos diseñados para cada área operativa y disciplina de tu centro deportivo.
Control de Acceso QR
Elimina el acceso no autorizado y valida membresías con semáforo en tiempo real.
Gestión de Cobros & Morosidad
Organiza pagos pendientes, valida comprobantes y envía recordatorios por WhatsApp.
Finanzas y Balances PDF
Balances de ingresos, egresos y exportación en PDF para total claridad contable.
Modo Offline Anti-Caídas
Sigue escaneando accesos y cobrando sin internet con sincronización automática.
Inteligencia Artificial para Gyms
Generador de WODs, diagnósticos ejecutivos y mensajes empáticos de cobro.
Pase Digital & Carnet PWA
Carnet interactivo en el móvil del atleta con rachas de entreno y reportes de pago.
Gimnasios Tradicionales
Software todo-en-uno para centros de musculación, fitness y acondicionamiento.
Boxes de CrossFit
Pizarra WOD, control de aforo por clases y registro de marcas personales (PRs).
Entrenadores Personales
Control de alumnos particulares, seguimiento de rutinas y cobros directos.
Dojos & Artes Marciales
Gestión de grados/cinturones, cobro de mensualidades y control de asistencia.
Estudios de Yoga & Pilates
Packs de sesiones, ambiente sereno y control de asistencia sin fricción.
Planes y Precios Transparentes
Plan Free para siempre y planes Pro/Business con 0% de comisión de ACO Kontrol sobre tus cobros.